Zahlungsmoral

Verspätete Zahlungseingänge oder Nichtzahler machen besonders kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) das Leben schwer. Liquiditätsengpässe haben bei dieser Unternehmensgröße deutliche Auswirkungen auf die Produktivität, auf das Wachstum und auf Personalbelange.

Was heißt gute oder schlechte Zahlungsmoral? Eine Definition
Die Statistik macht deutlich, worum es bei der Zahlungsmoral von Firmen und Verbrauchern geht. Sie bezeichnet die Bereitschaft und die Fähigkeit eines Schuldners, seinen fälligen Zahlungspflichten pünktlich und vollumfänglich nachzukommen. Diese beeinflusst maßgeblich sein Zahlungsverhalten. Je früher jemand seine Rechnungen bezahlt, umso weniger ist er in Verzug, desto besser ist seine Zahlungsmoral.

Gründe für ein schlechtes Zahlungsverhalten sind beispielsweise:

– Eigene finanzielle Engpässe bis hin zur Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung (Insolvenz)
– Unzufriedenheit mit der Leistung des Lieferanten bzw. Dienstleisters
– Schuldner sieht den Lieferantenkredit als günstige Form der Finanzierung
– Vergesslichkeit bzw. menschliches Versagen
– Vorsätzliches Nichtzahlen (Betrug)

Fälligkeit, Mahnung und Verzug

Zahlt ein Kunde nach erfolgter Leistung nicht, sollte der Unternehmer seiner Forderung zunächst Nachdruck verleihen. Mit Einleiten des so genannten außergerichtlichen Mahnverfahrens zeigt ein Gläubiger seinem Schuldner höflich, dass es Zeit ist, die Rechnung zu begleichen. In einem ersten Schritt sollte dafür der Schuldner „in Verzug“ gesetzt werden, also offiziell säumig sein. Am einfachsten gelingt dies, indem bereits auf der Rechnung eine feste Frist für die Zahlung genannt wird. Ist diese Frist erst einmal verstrichen, verschickt der Unternehmer eine Mahnung. Spätestens dann ist der Kunde offiziell in Verzug. Alternativ kommt er auch dann in Verzug, wenn er länger als dreißig Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung mit deren Begleichung wartet. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Auftragnehmer auf diese Folgen im Voraus hingewiesen hat. Um später nicht das Nachsehen zu haben, gilt es, einige wichtige Regeln bei der Mahnung zu beachten. Denn wenn der Kunde beteuert, er habe die Rechnung nicht bekommen, ist der Mahnende in der Beweispflicht.

Wie sieht eine richtige Rechnung aus?

Der Gesetzgeber hat im § 14 Abs. 4 UStG für Ihre Rechnungen sehr genaue Vorgaben gemacht. Eine Rechnung muss insbesondere enthalten:

– Name und vollständige Anschrift Ihres Betriebes und des Leistungsempfängers
– Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
– Rechnungsdatum
– Fortlaufende eindeutige Rechnungsnummer
– Leistungsdatum oder -zeitraum
– Umfang und Art der Leistung
– Bereits erhaltene Teilzahlungen
– Etwaige Abzüge, z.B. Skontobeträge
– den anzuwendenden Umsatzsteuersatz (meist 19 %).

Wenn Sie von (z.B. als Kleinunternehmer) von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen Sie einen Hinweis auf Ihre Befreiung geben. Für die meisten Handwerksleistungen müssen Sie außerdem einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers geben. Klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater, ob Sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten.

Forderungsmanagement

Neben der Bonitätsabfrage ist ein professionelles Forderungsmanagement unerlässlich, um Zahlungsausfälle und -verzögerungen weitestgehend zu vermeiden. Hierbei handelt es sich um ein Mahnwesen, welches vom Gläubiger selbst organisiert und durchgeführt oder an einen externen Dienstleister oder Inkassounternehmen weitergegeben wird.

Rechnung nicht bezahlt: Einen Inkassodienstleister einschalten?

Trotz Zahlungserinnerung und Mahnung werden die Rechnungen immer noch nicht begeglichen? In diesem Fall sollte man davon ausgehen, dass Ihr Kunde die Rechnung entweder nicht zahlen kann oder will. Anstelle des gerichtlichen Weges kann man auch ein Inkassobüro beauftragen. Ein Inkassounternehmen kümmert sich um die Abwicklung der Zahlung. Inkassobüros verfolgen unterschiedliche Arbeitsweisen. Manche Büros übernehmen das Eintreiben der offenen Beträge im Namen des Gläubigers, wenn dies gewünscht ist.